با توجه به این كه دریافت و فرستادن E-mail یكی از كارهای روزمره شده و استفاده از این تكنولوژی به نوعی نمایش دهنده شخصیت ماست. لازم دیدیم كه نكاتی را برای دوستان شرح دهیم تا در مكاتبات خود دقت بیشتری نموده و احتمال موفقیت در كارهای خود را افزایش دهند.
1- E-mail باید كوتاه، مختصر و واضح باشد. از حاشیه پردازی و داستان سرایی پرهیز شود و جملات با گذاشتن نقطه از هم جدا شده و هر پاراگراف حداكثر 10 سطر باشد.
2- عنوان نامه (Subject) به خصوص با زیاد شدن هرزنامه كه به همه كاربران ارسال می شود بسیار مهم است چون می تواند عاملی جهت خوانده یا نخوانده پاك كردن آن توسط گیرنده شود. عنوان نامه باید به قدری گویا باشد كه گیرنده هرگاه آن را دید، به محتوای نامه پی ببرد. توجه داشته باشید كه E-mail بدون عنوان (None) بدترین نوع E-mail است كه اكثرا توسط سیستم به صورت اتوماتیك و یا گیرنده حذف می شود.
3- چنانچه به خط و زبان لاتین می نویسید، از نوشتن تمام كلمات به صورت حروف بزرگ (Capital) خودداری كنید. این كار در نگارش مانند فریاد زدن در گفتار است كه نوعی بی ادبی تلقی می شود. ایمیل باید محترمانه و با حروف عادی نوشته شود
4- هر چند كه در E-mail های دوستانه شكلكها (Smilery) حالتی خودمانی و مهربان ایجاد می كند ولی از به كار بردن شكلك در ایمیلهای اداری جدا بپرهیزید زیرا باعث برداشتی اشتباه از شخصیت شما در نزد گیرنده می شود.
5- هنگامی كه برای گروهی از دوستان یك E-mail ارسال می كنید، دیدن آدرس دیگران در متن آن چندان جالب و مودبانه نیست. برای پیشگیری از این حالت، به راهنمای بخش BBC در نرم افزار مدیریت E-mail خود مراجعه كنید.
6- در نامه های اداری و شغلی، نوشتن آدرس و شماره تلفن (Contact information) شما بسیار الزامی است تا در صورت نیاز، گیرنده بتواند به راحتی با شما تماس بگیرد. به طور كلی نمایش و ارائه اطلاعات بیشتر برای دسترسی به شما باعث افزایش اعتبار شماست. ولی دقت كنید كه این توضیحات هرگز نباید طولانی تر از متن نامه باشد.
7- نگارش و دستور صحیح زبان را رعایت كنید كه در غیر این صورت گیرنده این كار شما را، نوعی بی توجهی و بی احترامی نسبت به خود ارزیابی می كند.
8- به تمامی E-mail هایی كه دریافت می كنید حداكثر تا 24 ساعت باید پاسخ بدهید. در صورتی كه برای مدتی در تعطیلات هستید و یا دسترسی به اینترنت ندارید، قسمت پاسخ خودكار را در سیستم ایمیل خود فعال كنید تا فرستندگان از دریافت E-mail خود توسط شما اطمینان حاصل كنند.
9- چنانچه در نرم افزارهای مدیریت، E-mail یا نامه ای می فرستید، علامت حق تقدم اضافه كنید. با این كار گیرنده شكلكی در كنار E-mail خود دریافت می كند كه او را از اولویت این نامه خبردار می كند. ولی این كار باعث ایجاد بی نظمی و جو عدم اعتماد نسبت به شما می شود. باید توجه داشته باشید كه تمامی E-mail هایی كه دریافت می شوند به یك اندازه اهمیت دارند.
10- با توجه به این كه ویروسها از طریق پیوست (Attachement) كامپیوترها را آلوده می كنند، فرستادن پیوست بدون هماهنگی با گیرنده ممكن است از سوی گیرنده گستاخی تلقی شود. پس بهتر است نخست از او پرسید كه آیا مایل است پیوستی دریافت كند یا خیر؟ و سپس برایش، نامه با پیوستی كه حداكثر یك مگابایت است فرستاده شود. بسیاری از وب سایتها امكان دریافت نامه های پر حجم تر را ندارند.