صفحه اصلی

آرشیو مقاله ها

آرشیو اخبار

همکاری با ما

تماس با ما
 
عنوان خبر
 
  
 
سامانه جمع آوری خودکار تجهیزات IT
افرنگ نیوز مجله زندگی
ماشین ایرانی
elham_fitnees_cool
فروشگاه رایکا
فروشگاه رایکا
هر روز صبح جدیدترین اخبار در افرنگ نیوز کلیک کنید ...
مديريت سبد پروژه ها نياز حياتي سازمان‌هاي پروژه‌ محور !
تعداد بازدید : 769
 
 خلاصه : يکي از عواملي که در افزايش هزينه ها نقش بسيار مهمي دارد استفاده غير صحيح از منابع مي باشد در صورتي که با ايجاد روش سيستماتيک بتوان منابع را درست تخصيص داد اين هزينه ها به شدت کاسته ميشود .از ديگر سو تاخير در اجراي پروژه ها ويا شکست در اجراي آنها باعث مي گردد شرکتها ويا سازمانها ضرر هاي هنگفتي ببينند . مديريت سبد پروژه ها(Project Portfolio Management ) همان گونه كه قبلا اشاره كرديم يکي از مهمترين عوامل بازدارنده در هزينه بري در شرکتهايي است که چندين پروژه را (Enterprise Project Management )در دست اجرا دارند . در نوشته ذيل كوشيده‌ايم، در مورد اين نوع مديريت مطالبي ارائه شده است و همينطور دلائل عدم موفقيت اجراي اين روش در برخي شركت‌ها اشاره شده است. مقدمه: سازمانها هر روز بدنبال روشهايي هستند که به توانند در آن به بهره وري انديشيده وبر اساس استراتژي سازمانيشان هزينه ها را به حداقل رسانده و سود را افزايش دهند. در ايران سازمانها و شرکتهاي مختلفي در زمينه مديريت پروژه فعاليت دارند . و يکي از استانداردهاي مديريت پروژه را برگزيده ومسير زندگي پروژه ها را بر آن اساس دنبال مي نمايند .اگر چه رسيدن بيشتر سازمانها به مديريت پروژه مبتني بر استاندارد در آينده اي نزديک به وقوع خواهد پيوست ولي اين ضعف گرايش به سمت استانداردسازي  به خوبي ديده مي شود . يکي از اين خللها وجود عدم تطابق واقعي اختصاص منابع در دست به پروژه ها مي باشد در تحقيقي که از دو سازمان بزرگ دولتي کشور با داشتن مجموعا ً چندين هزار پروژه انجام شده هيچکدام جوابي براي سئوالات ذيل نداشته اند يا براي پاسخگويي نياز به زماني بيش از يک هفته داشته اند 1- کداميک از پروژه هاي سازمان شما در حال زياندهي است ؟ 2- کداميک از پروژه هاي سازمان بهتر است به اتمام نرسد و در همان وضعيت واگذار شود؟ 3- کداميک از پروژه هاي سازمان لازم است که متوقف وپروژه هاي ديگري را اغاز نماييد؟ 4- آيا شما بعد از پذيرش پروژه ها ارزيابي دوباره اي از منابع داريد ؟ 5- ايا اولويت بندي در اجرا وجود دارد ؟ 6- .......... اگر چه پاسخ به سوالاتي از اين قبيل براي شرکتها يي با چند پروژه کوچک بسيار ساده وبا کمي وقت قابل استحصال است ولي براي شرکتهاي چند مليتي و سازمانهاي عظيم پروژه اي قابل درک نبوده وبايد راهکاري مناسب به آن اختصاص يابد. مديريت سبد پروژه ها(Project Portfolio Management) يکي از مهمترين مباحث مديريت پروژه است که هنوز بصورت عمده برروي آن کار نشده وسازمانها وشرکتها بايد به سمت رويه سازي آن در حرکت باشند . در اين راستا شرکتهاي بزرگي چون IBM  وhp با حرکت به اين سمت سود وبهره وري بزرگي را بدست آورده وآنرا يکي از راهکارهاي اساسي در تبيين پروژه هاي سازماني مي دانند هدف مديريت سبد پروژه ها تحقق بخشيدن به سودها ومنافع در سازمان بوسيله بکارگيري رويکردي سازماني در مديريت پروژه مي باشد. مديريت سبد پروژه ها ضرورتي اجتناب ناپذير در مديريت کل پروژه ها يامديريت کارخانه اي پروژه ها (Enterprise Project Management)مي باشد مديريت سبد پروژه ها (Portfolio Management) چيست؟ در بسياري از کشورها از مديريت سبد پروژه ها جهت تعيين نوع تجارت استفاده مي گردد در اين سبد بايد تمام پروژه ها را با هم ديد ، تجزيه وتحليل نمود وکنترل کرد (اداره نمود) وبراي بدست آوردن حداکثر سود مقايسه ودوباره منابع را به آن اختصاص داد. مديريت سبد پروژه ها براي تعيين ارزش مستقيم وغير مستقيم آن بر پروژه ها وبراي منابع در دست، رويکردي کلي نگر است. مديريت سبد پروژه ها يک پروسه تصميم گيري ديناميکي است ، پروژه ها ي جديد را ارزيابي مي کند، اولويت بندي مي نمايد از رده خارج مي کنديا قبول مي کند(kill/go) يا دوباره اولويت بندي مي کند منابع رادوباره تخصيص مي دهد اين نوع مديريت مشتمل بر سه مديريت است الف تمرکز بر مديريت تجاري ب تمرکز بر مديريت منابع (مديريت عمومي) ج تمرکز بر مديريت پروژه الف- تمرکز بر مديريت تجاري 1- در اين مديريت بايد مطمئن بود که تمام پروژه ها منطبق بر استراتژي سازماني است ودر صورتي که بر اساس استراتژي نباشد بايد آنرا رد کرد(kill) 2- اولويت گذاري در اجرا وانجا م پروژه ها بايد لحاظ شود 3- ارزش بدست آمده در سازمان افزايش يابد 4- بيشترين برگشت سرمايه را دارا باشد 5- رشد عايدات ودرآمد داشته باشد 6- خواسته هاي مشتريان وکسب درجه مطلوبيت در تجارتهاي جديد در نظر گرفته شود 7- پتانسيل سازمان افزايش مي يابد ب- تمرکز بر مديريت منابع (مديريت عمومي) در اين مديريت بايد منابع را در کل سازمان بررسي نمود وضعيت ريسک هاي پروژه را برآورد نمود 1- وضعيت منابع در دست فعلي را به صورت ترسيم (Map ) داشته باشد 2- وضعيت منابع مورد نياز در آينده را بداند وبر اساس پروژه ها تقاضاي منابع جديد را درک کند 3- نياز هاي آموزشي فعلي وآينده را بداند 4- عکس العمل سريع براي جذب منابع ورها کردن منابع را به صورت فرموله بدست آورد 5- بطور موثري درک صحيح از جابجايي منابع کليدي بر اساس پروژه هاي با اولويت بالا داشته باشد وبتواند اعمال نمايد. يعني پروژه درست با منابع درست را بکارگيري نمايد 6- تشخيص ، تحليل ، پاسخ ، رديابي و کنترل ريسک سبد پروژه ها را بايد بداند وبکارگيرد 7- حل مشکلات وتعارضات براي منابع هزينه بر وکمياب را بررسي نمايد ج - تمرکز بر مديريت پروژه در اين مديريت بايد پروژه ها را بازبيني نمود ، ارزيابي برنامه را انجام داد تا زياده روي يا تلاقي در برنامه ها نباشد 1- ايجاد مکانيزم انضباط در پشتيباني از مديريت سبد پروژه ها 2- ارتباط منظم وکارا بر مديران پروژه ها وارزيابي برنامه ها باشد 3- اطمينان از نزديکي به موفقيت تحويل پروژه ها وبرنامه ها 4- کنترل پيشرفت پروژه ها در مقابل نتايج کليدي(Milestone ) 5- کيفيت افزايش مي يابد اگر کيفيت مهم است بايد کنترل داشت واگر کنترل داشته باشيم بايد مديريت سبد پروژه ها داشت درصورت پذيرفتن غلط يک پروژه (go ) با انتخاب روشهايي وتصميماتي پروژه راتصحيح يا واگذار مي نمايد فازهاي مديريت سبد پروژه ها مديريت سبد پروژه با برنامه ها ، پروژه‌ها ، اهداف و استراتژيهاي يك سازمان  ارتباط تنگاتنگ دارد مديريت سبد پروژه ها داراي پنج مرحله عمده مي باشد که عبارتند از 1- جمع آوري اطلاعات 2- تجزيه وتحليل وگروه بندي 3- اولويت گذاري 4- پي گيري پيشرفت پروژه ها وعملکرد آنها 5- دوباره مرور کردن ودوباره برنامه ريزي کردن چرخه عمر مديريت سبد پروژه ها در چرخه عمر مديريت سبد پروژه ها از اهداف استراتژيک شروع سپس با ضوابط موجود در شرکت يا استانداردها منطبق سپس در صورتي که پذيرفته شد (go) اولويت گذاري مي شود بعد از آن جمع آوري اطلاعات ارزيابي ومديريت نمودن در اين مرحله بعد از بررسي شاخص گذاري هاي که قبل گذاشته ايم از سلامت پروژه وتنظيم بودن آن بايد مطمئن بود در غير اين صورت دوباره تخصيص دهي در منابع سپس خارج شدن پروژه هاي تمام شده ودوباره شروع مديريت سبد پروژه ها خواهد داشت عوامل موفقيت مديريت سبد پروژه ها در صورتي که در يک سازمان پيش نيازهاي ذيل در نظر گرفته شود باعث موفقيت در اجراي به موقع وبا سود دهي بالا براي پروژه ها خواهد بود الف – توانايي سازماني در نظارت واستاندارد بودن رويه ها ب- مديريتهاي ارشد سازمان از اهميت مديريت سبد پروژه ها مطلع باشند ج- تمايل ورضايتمندي در لايه هاي مديريت سازمان د- وجود سيستم ارتباطي سريع(Online ) در کل EPM عوامل عدم کارايي مديريت سبد پروژه ها الف- مقاومت تيم هاي پروژه در گزارشدهي صحيح ومنظم ب- عدم رضايت مديريان پروژه ها در ارجاع اولويت بندي در بين کل پروژه ها ج- مشکل تخصيص منابع کليدي با توجه به جغرافيا و توزيع نيروي انساني رشد مديريت سبد پروژه ها پنج سطح رشد براي مديريت سبد پروژه ها وجود دارد اين 5 سطح که در سطح بکارگيري درون سازماني بسيار مهم مي باشد كه عبارت است از سطح اول – سازمان دادن به کارهاي پروژه و رديابي قيمتها و بکارگيري منابع در سطح پروژه ها سطح دوم – تعويض پروژه ها با يکديگر تصميم گيري بوسيله اهداف سازماني و بهترين انتخاب وهدايت منابع در دسترس در اين سطح اطلاعات در پايگاه داده موجود است سطح سوم – شايد بيشترين مشکلات در بيشتر سازمانها نيازمند توسعه در اندازه گذاري ، مدل سازي و ابزارهايي براي برآورد ارزش بين پروژه ها مي باشد.اگرچه وابستگي پروژه ها ناديده گرفته شده است ، پذيرش پروژه ها بطور دقيق مرتب مي شود با ابزار هاي متداول و برآورد خوبي را در بيشينه بودن انتخاب پروژه ها باعث مي گردد . سطح چهارم- پيشرفت ابزارها بطور صحيح براي تخمين ريسک پروژه ها ي پذيرفته شده(go )براي بهينه سازي و به اتمام رسيدن آنها سطح پنجم- زماني رخ مي دهد که درسازمان مديريت سبد پروژه ها بطور صحيح مستقر مي شود و مراحل در فرهنگ سازمان جا گرفته باشد. چرا مديريت سبد پروژه ها مهم است؟ الف – از بعد اقتصادي باعث حداکثر نمودن برگشت سرمايه مي شود وبهره وري را در سازمان افزايش مي دهد ب – باعث باقي ماندن در موقعيتهاي تجاري مي شود يعني افزايش فروش ويا شراکت در بازار ج- باعث افزايش راندمان مي شود د- باعث تمرکز منابع مي شود نه در در تعداد زيادي پروژه بلکه در کل پروژه ها باعث موازنه در پروژه ها ي بلند مدت وکوتاه مدت مي شودودرک صحيحي از پروژه ها را ايجاد مي نمايد ه- بهترين اولويت بندي افقي وعمودي را درسازمان باعث مي شود و- بهترين انتخاب کننده پروژه ها ي مفيد وغير مفيد براي سازمان است ابزارهاي مديريت سبد پروژه ها اين روشها که در ذيل به انها اشاره شده است روشهاي جاري درشرکتهاي مختلف دنيا است وبکار گرفته مي شوند عبارتند از: 1- NPV (Net present value) يا NPW: ارزش خالص فعلي با محدوديت در استفاده از منابع بکارگيري صحيح آنها را مي توان نام برددر صورتي که پروژه ها داراي بالاترين ارزش مثبت باشند انتخاب مي شوند 2- ECV (Expected Commercial Value) اين روش که با تصميم گيري درختي انجام مي گيرد ومي توان ريسک را هم در آن به اين روش بدست آورد 3- مدل امتياز بندي در اين روش پروژه ها را براساس امتياز 1تا5 ويا 1 تا 10 امتياز بندي مي نمايند اين مدل شامل رنگ بندي هم مي تواند باشد مانند بکارگيري رنگهاي قرمز- زرد - سبز 4 – نمودار بالوني يا نمودار هاي دايره اي در روش بالوني از محورها و نمودارهاي متفاوتي استفاده مي شود که اين نمودار ها بسيار شبيه ماتريس BCG مي باشند در اين نمودارها بالانس بودن بسيار مهم است که يکي از مواردي است که در مديريت سبد پروژه ها دقت مي شود 5- چک ليستها که در اين روش براساس استرتژيهاي سازماني سوالاتي را از قبل طراحي وبا پاسخ به آنها با بلي ويا خير انها را رده بندي مي نمايند بيشتر در اين روش براي پذيرفتن پروژه ها ويا رد کردن آنها (go/kill ) استفاده مي شود يا براي اولويت بندي پروژه ها شکلي از نتايج بهينه بکارگيري از مديريت سبد پروژه ها هم به صورت نمو دار تحليل شده که بسيار قابل توجه است فرايند مديريت سبد پروژه ها از زماني که يک پروژه جهت تحويل به شرکتها ارائه مي شود بعد از فاز شروع در مديريت محدوده پروژه فرايند آغازين قرار مي گيريدسپس در صورت پذيرفتن (GO) با اولويت بندي و تخصيص منابع وسپس با شاخص گذاري بر آن به تعقيب دست يافته ها مي پردازد مديريت سبد پروژه ها در سازمان ، مراحل ومسئوليتها اين احتمال در آينده بسيار زياداست که بدلائل ذيل ، مديريت سبد پروژه ها ابزاري بسيار قوي در کنترل پروژه ها در کنار ارزش کسب شده (Earn Value ) وحتي به جاي آن در آينده قرار گيرد وسعت درک نمودارآن(سبز وزردوقرمز) در برابر جداول ونمودارهاي ارزش کسب شده بسيار ساده تر است در صد تکميل کار در ارزش کسب شده بسيار مشکل است در برابر تغيير محدوده پروژه وتغيير در سيستم کنترل پروژه جداول ونمودار ارزش کسب شده بسيار ناکارا مي باشد جدول مديريت سبد پروژه بايک نگاه ايده را در ذهن ايجاد مي کند اجراي مديريت سبد پروژه ها در برخي شركت‌ها دربرخي شركت‌ها با مشاهده بعضي از مشکلاتي که در سيستم مديريت پروژه وجود دارد  گروهي با انجام وظيفه در حد مديريت سبد پروژه ها وظيفه مشاوره منطبق بر خاستگاه اين نوع مديريتمي‌پردازند که بنا به برخي دلايل ممكن است به مقصود نرسند. بر حسب تجربه بدلايل ذيل اجراي اين نوع مديريت ممکن نمي‌گرديد عدم ارتباط دقيق ومنظم در بين سطوح اجرائي وستادي عدم توانايي گزارشدهي به موقع وسريع عدم اطلاع از منابع درگير ودر دسترس در کل پروژه ها به صورت دقيق به روز (On Line ) عدم استفاده از سيستم مديريت ريسک عدم وجود توازن در مديريت سبد پروژه ها (Balance In Project Portfolio Management ) يكي از راه حل ها آن است كه طرحي در دستور کار قرار گيرد که با حداکثر امنيت (Security ) شبکه با احاطه بر کل پروژه ها را (EPM ) پشتيباني وهدايت شده و  اين شبکه مديريتي بر بستر WEB سوار بوده وامکان موفقيت اجراي هر چه بهتر مديريت سبد پروژه ها که در نهايت باعث افزايش بهره وري واجراي بهتر مديريت پروژه مي باشد را در سازمان‌هاي بزرگ نويد دهد نتايج: شرکتهاي بزرگ(EPM )   بايد هر چه زودتر به سمت اجراي استاندارد سازي زير ساختارهاي فرايند کاري خود حرکت کنند. پروژه ها يي که در اين شرکتها اجرا مي شود فقط زماني توانايي موفقيت دارد که سه حالت پاسخگيري (بازخورد بعد ، درهمان زمان وقبل ) از سيستم را دارا باشندتا بتوانند مديريت سبد پروژه ها را به اجرا درآورند واجراي اين مديريت زماني مقدور است که مديريت ارتباطات (PMIS ) در سازمان وشرکت مجري پروژه به طور کامل وصحيح انجام شده باشد . مديريت سبد پروژه ها با تنظيم اهداف، اجرا ودوباره تخصيص دهي منابع، بررسي شاخصها (Milestone ) ، توازن در مديريت سبد پروژه ها سطح ريسک تاخير يا شکست در پروژه ها را به حداقل مي رساند وبا بررسي هاي دوره اي احتمال خطاي برنامه ريزي واجرا وکنترل را کاهش داده و موجبات تعالي سازمان را بوجود مي آورد.
 
نویسنده: مجيد فرهاني
مترجم :
منبع :
تاریخ :
مطالب مرتبط
 
 P.P.T/ اثربخشي مديريت پروژه در سازمان هاي بازرگاني پروژه محور
 A.A.A/ عوامل موفقيت و شکست پروژه هاي IT در سازمان ها
 A.A.A/ مورد کاوي تحقق اهداف و تحليل رويکرد هاي مديريت در يک پروژه عمراني ملي
 A.A.A/ طراحي سيستم اطلاعاتي مونينورينگ و کنترل به لحظه پروژه ها با استفاده از کارت امتياز متوازن
 A.A.A/ استفاده از روش نرخ بازگشت داخلي(IRR)براي ارزيابي پروژه هاي چند نرخي
 
نظرات
 
نام : شهر :
   
 
 
کلیه حقوق این وب سایت متعلق به شرکت فرا ارتباط می باشد