اشاره :
اگر سلسله مقالات <الفبای مدیریت فناوری اطلاعات> را تاكنون دنبال كرده باشید، لابد با بعضی از جنبه‌های مختلف این شاخه از علم مدیریت آشنایی پیدا كرده‌اید. این دانش تلفیقی از تكنیك‌های مدیریتی و اصول و مبانی پیاده‌سازی و توسعه فناوری اطلاعات در یك سازمان است. اصطلاحاتی مثل Outsourcing ،BPR ،ROI ،TCO وKM از جمله موارد مهمی هستند كه باید هر مدیر فناوری اطلاعات درباره آن‌ها بداند. در قسمت قبلی این مقاله گفتیم كه تعریف یك <مدیر فناوری اطلاعات> چیست و برای اینكه بتوان به یك مدیر خوب برای اداره كردن امور فناوری اطلاعات (در یك سازمان) تبدیل شد به چه مهارت‌های عمومی نیاز است. در این مقاله مروری اجمالی بر مهمترین مهارت‌های تخصصی یك <مدیر فناوری اطلاعات> خواهیم داشت. در بخش آخر از این مطلب سه قسمتی ، مسوولیت‌های اصلی یك CIO را بررسی خواهیم كرد.

 
مهارت‌های مرتبط با IT  
یك مدیر فناوری اطلاعات به اقتضای ماموریتی كه به او سپرده شده است، باید علاوه بر مهارت‌های عمومی مدیریتی، دارای مهارت‌های خاص مرتبط با فناوری اطلاعات نیز باشد. هفت مورد از مهمترین مهارت‌هایی كه یك CIO در مقام عمل نیاز فراوانی به آنها خواهد داشت از این قرارند :

1- تجربه به‌كارگرفتن فناوری اطلاعات در خدمت سازمان
<فناوری اطلاعات> به خودی خود و به تنهایی چندان كارآمد نیست. این فناوری معمولا هنگامی ارزش‌های اصلی خود را نشان می‌دهد كه در ارتباط با كاربردهای واقعی و نیازهای عینی سازمان به‌كارگرفته شود. آن‌دسته از مدیران IT كه بدون توجه به خصوصیات و مقتضات خاص هر سازمان می‌خواهند نسخه واحد و یكسانی برای پیاده‌سازی فناوری اطلاعات ارائه كنند‌، معمولاً نتیجه چندان مطلوبی نمی‌گیرند. در اغلب موارد یك مشكل اساسی این است كه ابزارهای نصب شده واقعا در خدمت اهداف سازمان عمل نمی‌كنند. در این شرایط معمولا بهترین راه‌حل این است كه ‌CIO دنبال راهكارهای خاص فناوری اطلاعات برای همان سازمان باشد، نه این‌كه بر پیاده سازی یك سیستم عمومی و همه منظوره، اصرار ورزد. سیستم‌های همه‌منظوره بهروری مورد انتظار را در مقایسه با گستره كلی فعالیت‌های سازمان ایجاد نمی‌كنند. خوشبختانه فناوری اطلاعات یك ابزار انعطاف‌پذیر و اصطلاحاً Customizable است. خیلی مهم است كه از این ویژگی فناوری اطلاعات هنگام تطبیق آن با نیازهای واقعی سازمان استفاده كنیم. آشنایی با این موضوع مهم در مدیریت فناوری اطلاعات نیاز به تجربه ، دانش و تخصص ویژه دارد.

2- ارتباطات
ما در دوره‌ای زندگی می‌كنیم كه مدیران فناوری اطلاعات اغلب در یك تلاش دائمی برای دفاع از نظریه <به‌كارگیری فناوری اطلاعات برای افزایش بهره‌وری سازمان> و توجیه فواید آن به سر می‌برند. درچنین شرایطی خیلی مهم است كه یك CIO ، خود در رابطه با یكی از مهمترین مولفه‌های كاربری فناوری اطلاعات، یعنی <ارتباطات> موفق عمل كنند. در این‌جا مقصود ما از <ارتباطات>، روابط انسانی خصوصاً از طریق ابزارهای الكترونیكی است. قابل قبول نیست كه كسی مروج به‌كارگیریIT در سازمان باشد، اما خود در ارتباط گیری با سایر افراد (خصوصاً با استفاده از ابزارهایIT) ضعیف عمل كند. یك مدیر فناوری اطلاعات باید در زمینه استفاده از ابزارهای الكترونیكی برای انجام امور ارتباطی روزانه خود از قبیل ارسال و دریافت منظم ایمیل و انجام كارهای اداری به شیوه الكترونیكی، برای دیگر اعضای سازمان الگو باشد وگرنه در جاانداختن این نظریه كه <الكترونیكی كردن امور نهایتاً به نفع سازمان است> موفقیت اندكی به‌دست خواهد آورد. به زبان ساده، دیگر افراد سازمان باید به چشم خود ببینند كه چگونه یك CIO با تكیه بر ابزارهایی كه استفاده از آن‌ها را تبلیغ می‌كند، خود به موفقیت‌هایی دست‌می‌یابد.

3- توانایی استخدام، پرورش و به‌كارگرفتن نیروی متخصص در زمینه IT 
یكی از چالش‌های دائمی در مدیریت فناوری اطلاعات، مدیریت نیروی انسانی ماهر در این حوزه است. خیلی اوقات ذهن این افراد ناگزیر است با سرعت زیاد انبوه درهمی از وقایع، وضعیت‌ها و راه‌حل‌ها را (نوعا در ارتباط با مسائل تكنیكی فناوری اطلاعات) پردازش كند و به تصمیم‌گیری بپردازد. به همین دلیل در میان این قشر از متخصصان، افراد حساس، عصبی، پرتوقع و  پرخاشگر كم نیستند. تجربه نشان داده است كه تعامل موفق با این افراد فقط به صبر و شكیبایی نیاز ندارد، بلكه بهره‌مندی از سطحی از دانش علمی و فنی نیز ضروری است تا CIO توانایی بالقوه رویارویی با چالش‌های برخاسته از سوی این متخصصان را داشته باشد. یك مدیر فناوری اطلاعات با اندوخته علمی و تجربی اندك، قادر به مهار متخصصان IT شاغل در سازمان نیست. متخصصانIT اگر بخواهند، برای فرار از مسوولیت‌های خود به اندازه كافی باهوش هستند. بنابراین به محض اینكه احساس شود مدیرIT یك سازمان دانش و تسلط اندكی بر مسائل فنی دارد، انواع كارشكنی‌ها، كم كاری‌ها و حتی خرابكاری‌ها ( مانند هك و مشكلات امنیتی) سازمان را تهدید می‌كند. همین نكته هنگام استخدام و پرورش نیروی انسانی متخصص نیز اهمیت دارد. به تجربه ثابت شده كه وقتی یك متخصص‌IT هنگام استخدام با یك مدیر باهوش و كاردان روبرو می‌شود، برای انجام وظایف و مسوولیت‌های خود مصمم‌تر می‌شود و بهره‌وری بهتری از خود نشان می‌دهد.

4- آگاهی از گزینه‌های فناوری
یكی از مشكلا‌ت عمومی مدیران فناوری اطلاعات در سازمان‌های مختلف عدم اشراف به گزینه‌های مختلف فناوری اطلاعات در یك زمینه خاص است. گاهی اوقات دیده می‌شود كه یك مدیرIT هنگام انتخاب یك راه‌حل (Solution) و پیاده سازی آن در سازمان، دید كوته بینانه‌ای نسبت به تنوع گزینه‌های پیش رو دارد. تعصب نسبت به نوع خاصی از محصولات و یا فناوری‌ها، از بدترین و مخرب‌ترین اشكال این محدودیت نگاه هستند. البته هیچ ایرادی ندارد كه هركدام از متخصصان فناوری اطلاعات به یك سری از فناوری‌ها و ابزارها علاقه و گرایش داشته باشند و اصولا معنای <گرایش تخصصی> همین است. ولی یك مدیر فناوری اطلاعات كه تیمی از متخصصان را اداره می‌كند باید جامع نگر باشد. اینكه با پیش داوری و بدون مطالعه و بررسی گزینه‌های پیش رو ، به دلیل علا‌قه یا تعصب، هربار خودمان را به محصولات خاصی محدود كنیم و از فناوری‌ها و ابزارهای دیگر چشم بپوشیم، ریسك استفاده از فناوری اطلاعات را بالا می‌برد. زیرا هر ابزار و سیستم خاصی ، معایب و مزایای خاص خود را دارد و این‌گونه نیست كه یك گروه از سیستم‌ها را بتوان برای همه مقاصد و كاربردها به عنوان گزینه ایده‌آل در نظر گرفت. معمولا برای هر كاربردی و بسته به شرایط، یك مارك یا یك گروه از ابزارهای شناخته شده در بازار محصولات و راهكارهای IT كارایی بیشتری دارند.
5- شناخت دقیق از مسائل امنیت در فناوری اطلاعات
فراهم كردن بستری امن برای گردش اطلاعات در سازمان یكی از مهمترین وظایف یك مدیر فناوری اطلاعات است. كسب موفقیت در چنین مسوولیتی مستلزم شناخت كافی و دقیق از چالش‌های بالقوه پیش روی امنیت سیستم‌ها و شبكه سازمان و مجهز بودن به دانش و تجربه فنی و تخصصی لازم برای پیشگیری از حوادث ناخوشایند است. داشتن یكی از مهارت‌هایی كه در همین زمینه ضروری است، مهارت به‌كارگرفتن نیروی متخصص در زمینه امنیت شبكه است. بدیهی است كه CIO بسته به میزان گستردگی فعالیت‌های سازمان مطبوعش ناگزیر از درگیر شدن با طیف وسیعی از مشكلات و مسؤولیت‌ها است و نباید توقع داشت یك مدیر فناوری اطلاعات دقیقاً در كسوت یك كارشناس امنیت شبكه ظاهر شود. اما چون موضوع امنیت اطلاعات سازمان موضوع حساسی است، نیازمند توجه ویژه است و نمی‌توان مدیریت آن را به طور كامل به متخصصان امنیت اطلاعات سپرد. حتی گاهی اوقات وضعیتی به‌وجود می‌آید كه یك‌ CIO باید بتواند پیش از چاره‌اندیشی برای مقابله با یك حادثه امنیتی، ابتدا نسبت به امانت‌داری و صداقت متخصصان امنیتی شاغل در سازمان اطمینان حاصل كند. زیرا بعضی اوقات منشأ رخنه‌ها و خرابكاری‌ها همان‌جا است! بنابراین در شرایط اضطراری، میزان اشراف و آگاهی مدیر فناوری اطلاعات از مسائل تكنیكی مرتبط با امنیت شبكه و سیستم‌ها نقش تعیین كننده‌ای در مهار چالش‌های مربوطه دارد.

6- درك TCO و ROI 
دو موضوع مهم دیگری كه یك مدیر فناوری اطلاعات باید حتماً اطلاعات كافی درباره آن‌ها داشته باشد، یكی نحوه محاسبه <هزینه تمام‌شده مالكیت ابزارهای فناوری اطلاعات> یا اصطلاحاً TCO و دیگری روش تخمین زدن <میزان بازگشت سرمایه‌ همانگونه كه در مقالا‌ت قبلی همین بخش خوانده‌اید، در زمینه فناوری اطلاعات> یا ROI می‌باشد. آگاهی از روش محاسبه پارامتر اول به مدیر فناوری اطلاعات كمك می‌كند كه هنگام تصمیم‌گیری درباره خرید هر محصول، راه‌حل، سیستم‌عامل و یا سخت‌افزار، ارزیابی واقع‌بینانه‌ای از هزینه‌های جاری و آتی مرتبط با انتخاب خود داشته باشد. گاهی اوقات خریدن یك محصول ارزان قیمت وسوسه انگیز به نظر می‌آید. ولی بعداً هزینه‌های جاری مرتبط با آن محصول به شدت بالا می‌رود. مثلا ممكن است هنگام خریدن یك چاپگر لیزری برای شركت یا سازمان چنین وضعیتی رخ دهد. گاهی اوقات نیز برعكس این وضعیت اتفاق می‌افتد. یعنی تحت تأثیر نظر و رای دیگران (و گاه اعتقادات شخصی خودمان) محصولی را می‌خریم كه ظرفیت پاسخگویی آن خیلی بیشتر از نیاز واقعی ما است. در چنین شرایطی ممكن است پول زیادی برای یك كار متوسط خرج شود. درست مثل این می‌ماند كه برای اپراتوری شركت، كامپیوترهای فوق‌العاده سریع و قوی بخریم، حال آنكه آن‌ها كاری بیشتر از تایپ با آن انجام نمی‌دهد. در رابطه با عامل ROI نیز رویكرد مشابهی وجود دارد. میزان بازگشت سرمایه‌ در زمینه فناوری اطلاعات به سه مولفه‌ هزینه، فایده و ریسك مربوط است. یك سرمایه‌گذاری موفق هنگامی اتفاق می‌افتد كه با كمترین هزینه و ریسك، بیشتر فایده از به‌كارگیری یك محصول یا راهكار مبتنی بر فناوری اطلاعات حاصل شود.

7- آشنایی كامل با كسب‌وكار الكترونیكی
آگاهی از این واقعیت كه پیاده‌سازی و به‌كارگیری فناوری اطلاعات در یك سازمان نهایتاً منجر به برپا شدن درجاتی از كسب‌وكار الكترونیكی در سازمان می‌شود، برای هر CIO یك ضرورت است. در ابتدا همه‌چیز با چند كامپیوتر ساده شروع می‌شود و سپس با مقولاتی همچون اینترنت و ایمیل ادامه پیدا می‌كند. به تدریج قسمت بیشتری از امور جاری سازمان با فعالیت‌های متكی بر كامپیوتر و اینترنت گره‌ می‌خورد تا آنجا كه دیگر بقای كسب‌وكار سازمان بدون بهره‌گیری از این ابزارها قابل تصور نیست. به تعبیری ، این همان كسب‌وكار الكترونیكی است. گاهی اوقات مفهوم تجارت الكترونیكی (E-Commerce) كه نوع خاصی از كسب‌وكار الكترونیكی (E-Business) است، با مفهوم اخیر اشتباه گرفته می‌شود. معنای عام این اصطلاح همانا الكترونیكی شدن امور جاری سازمان است. اما به طور خاص برای ساماندهی این شیوه از كسب‌وكار ممكن است از محصولات، نرم‌افزارها و راهكارهای ویژه‌ای نیز استفاده شود. در هرصورت خیلی مهم است كه یك مدیر فناوری اطلاعات بتواند تخمین واقع بینانه‌ای از نیاز‌های آتی سازمان در این زمینه داشته باشد. دقیقا همان‌طور یك شركت بزرگ نیازمند سپردن كار نگهداری از تأسیسات آب و برق و تهویه ساختمان به مسوولین مربوطه است، زیرساخت اطلاعاتی سازمان (اعم از شبكه‌، كابل‌ها، سخت‌افزارها و نرم‌افزارها) نیز بخش جدایی ناپذیر از نیازمندی‌های كسب‌وكار سازمان به شمار می‌روند. با این تفاوت كه فناوری اطلاعات چیزی بیشتر از یك زیرساخت مدرن برای كسب‌وكار سازمان، بلكه جزیی از فرآیند روزانه آن محسوب می‌شود. همانطور كه مدیران عادی یك سازمان برای بالابردن دانش و مهارت خود در حوزه عمومی مدیریت، دوره‌های تخصصی ویژه‌ای را در زمینه حسابداری و بازرگانی می‌گذرانند، می‌توان حدس‌ زد كه لازم است مدیران مرتبط با موضوع فناوری اطلاعات، خصوصا CIO دارای حداقلی از دانش تخصصی مرتبط با كسب‌وكارالكترونیكی باشند.