اشاره: بیش از یك دهه است كه در كشور تحلیلگران و طراحان سیستم‌های اداری سعی كرده‌اند گردش مكاتبات اداری را در سازمان‌های خود مكانیزه كنند. با توجه به انگیزه مدیریت عالی و امكانات هر سازمان این تلا‌ش‌ها از كمترین سطح تا بالا‌ترین سطح را هدف قرار داده است. در این 10سال، كمتر سازمانی را می‌توان یافت كه هیچ تلا‌شی در این زمینه نداشته باشد. در این مدت هزاران نرم‌افزار توسط سازمان‌ها تهیه یا به صورت آماده خریداری شده و میلیاردها تومان بودجه صرف این كار شده است اما امروز تعداد سازمان‌هایی كه موفق به اتوماسیون كامل مكاتبات اداری شده‌اند از انگشتان دست تجاوز نمی‌كند، علت چیست؟ در خصوص این سؤال دلایل زیادی بیان شده است. ناقص بودن نرم‌افزار، خرابی شبكه، كمبود امكانات سخت‌افزاری و اما مطالعات گویای این واقعیت است كه موارد اشاره شده شرایط لا‌زم برای مكانیزه كردن مكاتبات اداری هستند اما شرایط كافی نیستند. به عبارت دیگر، سازمان‌های زیادی را میتوان یافت كه توان مالی لا‌زم برای تهیه انواع سخت‌افزار و نرم‌افزار را داشته و نسبت به تهیه آن اقدام كرده باشند اما در عمل توفیقی در مكانیزه كردن كامل مكاتبات اداری نداشتهاند. مدیریت پیاده‌سازی اتوماسیون از عوامل بسیار مهمی است كه در سرنوشت هر پروژه تأثیر اساسی دارد و این عاملی است كه به طور معمول مورد غفلت قرار می‌گیرد. در این مقاله سعی شده است موضوع پیاده‌سازی و عواملی كه باید به هنگام پیاده‌سازی در نظر گرفته شود، اشاره و مورد بحث قرار گیرد.
امروزه پیشرفت فناوری و حركت دنیای عظیم رایانه با سرعت غیر قابل تصور آن از یك سو و توقعات و نیازهای روزافزون مشتریان و ارباب رجوع در محیط‌های ادار ی از سوی دیگر، سازمان‌ها را مجبور به استفاده از روش‌های سریع‌تر و ساده‌تری برای انجام عملیات روزمره كرده است. این امر در كشور ما نمود خود را در مكاتبات داخل سازمان و مكاتبات بین سازمانی بیشتر نشان می‌دهد. هر چند در حالت ایده آل می‌توان امیدوار به مكانیزه كردن فرآیندهای انجام امور در داخل سازمان‌ها و بین سازمان‌های كشور بود اما به نظر می‌رسد، این امر نیازمند رسیدن به حدی از بلوغ در همه سازمان‌هاست كه در حال حاضر فاقد آن هستیم.
اگر بخواهیم دلا‌یل مكانیزه كردن مكاتبات اداری در سازمان‌ها را به طور كامل شرح دهیم، مطالب و موارد قابل ارایه مقالا‌ت متعددی را می‌طلبد كه خارج از بحث و موضوع مورد نظر است. اما در اینجا فهرست‌وار به اهم این دلا‌یل اشاره می‌كنیم.
برخی از مشكلا‌تی كه در یك سیستم دستی و گردش كاغذی سازمان می‌توان به آن اشاره كرد، به شرح زیر است:
- نگهداری و انجام سیستم دستی نیازمند نیروی انسانی زیادی است و كنترل دقت و سرعت و نظارت بر نیروی انسانی زیاد مستلزم سیستمی دیگر و نیروی انسانی دیگر است.
- مراحل مختلف ورود نامه، ثبت، ارجاع و جابه‌جایی نامه‌ها بین واحدهای مختلف تا رسیدن به دست كارشناس ذی‌ربط و برعكس، تهیه پیش‌نویس پاسخ نامه توسط كارشناسان، حروف‌چینی، انجام اصلا‌حات توسط مدیران در هر مرحله و در نهایت امضا، ثبت و خروج نامه، مراحلی زمان‌بر و مستلزم ثبت چند باره یك نامه در قسمت‌های مختلف و در نتیجه به كارگیری نیروی انسانی زیاد برای حفظ كارآیی آن است.
– امكان مفقود شدن عمدی و سهوی اسناد، نامه‌ها و پرونده‌ها وجود دارد به ویژه در زمان جابه‌جایی‌های سازمانی و زمان تغییرات ساختاری یا تغییر محل یك واحد یا سازمان از مكانی به مكانی دیگر.
– استهلا‌ك اسناد بر اثر مرور زمان و شرایط محیطی و جوی.
– احتمال از بین رفتن اسناد در حوادث غیرمترقبه از قبیل آتش سوزی، زلزله و ...
– اختصاص فضای زیادی برای نگهداری لا‌شه فیزیكی مكاتبات و پرونده‌ها.
– طولا‌نی شدن فرآیند جست‌وجوی نامه در خیل عظیمی از بایگانی‌ها (وقت و نیروی انسانی.)
– طولا‌نی شدن فرآیند پی‌گیری نامه از طریق مسؤولا‌ن سازمان، ارباب رجوع و ...
– هزینه زیاد خرید كاغذ، انواع دستگاه تكثیر و نگهداری آنها.
– هزینه نیروی انسانی برای نگهداری و دسترسی به اسناد و مدارك موجود.
– امكان جعل و سوء استفاده از مكاتبات اداری و احتمال اندك كشف آنها (این امر موجب تحمیل هزینه زیادی به نظام اداری كشور شده است تا در موارد ضروری با انجام اقدام‌های تكمیلی نسبت به اصالت نامه اطمینان حاصل شود.)
- عدم امكان برنامه‌ریزی بر مبنای حجم و میزان فعالیت و مكاتبات هر بخش به علت عدم وجود آمار قابل اتكا.
- عدم امكان گزارش‌گیری از فعالیت‌های زیر مجموعه به صورت سیستمی و نیز عدم امكان كنترل صحت آمار و گزارش‌های واحدهای مختلف در مورد انجام فعالیت‌ها.
در مقابل مزایایی كه برای مكانیزه كردن مكاتبات اداری ذكر می‌شود عبارت‌اند از:
- امكان انجام كارهای اداری در خارج از محل كار و در هر زمان توسط مدیران و حتی كارشناسان.
- كاهش فعالیت‌های موازی مانند تكثیر بی‌مورد مكاتبات ثبت و نگهداری سوابق در چندین محل.
- نگهداری سوابق عملیات در حجم كمتر، ایمنی بالا‌.
- مراجعه آسان به مكاتبات در هر زمان و بدون نیاز به حضور مسؤول دبیرخانه یا بایگانی یا دفتر.
- قابلیت تولید گزارش‌های مورد نیاز به همراه نمودارهای متعدد.
- محول كردن بخش زیادی از فعالیت‌های مسؤولا‌ن دفترها، منشی‌ها، حروف‌چین‌ها به سیستم‌های نرم‌افزاری.
- امكان پی‌گیری مكانیزه كارها در هر مكان و هر زمان و اطلا‌ع از امور معوق و تأخیر شده.
- اعمال كنترل بیشتر در نقل و انتقال مكاتبات و اطلا‌عات طبقه‌بندی شده.
- دقت در انجام عملیات و ثبت تمام امور.
- ردیابی امور و پی‌گیری به موقع مراحل كار.
- سهولت و سرعت در گردش عملیات.
به این نكته باید دقت شود كه قبل از اجرای اتوماسیون مكاتبات اداری، مدیران یك سازمان باید به طور كامل به این نتیجه رسیده باشند كه امكان ادامه وضعیت فعلی وجود ندارد و عزم راسخ در آنان برای اجرای اتوماسیون اداری به وجود آمده باشد. در غیر این صورت نه تنها از همه ابزارها و امكانات برای اجرای پروژه استفاده نخواهد شد، بلكه با كوچك‌ترین مخالفت و مشكلی اجرای پروژه با تأخیر و حتی توقف مواجه می‌شود.
تعاریف
اتوماسیون مكاتبات اداری: سیستم نرم‌افزاری كه كاربران را قادر می‌سازد، مكاتبات وارده به سازمان را به داده‌های دیجیتال (اعم از تصویر یا متن )تبدیل و با اعمال كنترل‌های مختلف در سازمان به جریان اندازند. در این سیستم‌ها تمام مكاتبات صادره و داخلی از ابتدا به صورت دیجیتال تولید و نگهداری می‌شود. این سیستم‌ها دارای قابلیت‌های زیادی در زمینه كارتابل الكترونیكی، جست‌وجوی آسان و سریع نامه، گزارش پی‌گیری نامه‌های وارده/صادره، پاسخگویی سریع و به موقع به مراجعان، اعمال كنترل مناسب بر كاربران، ثبت و نگهداری بهینه اطلا‌عات هستند. از این سیستم‌ها گاه به نام دبیرخانه مكانیزه نیز یاد می‌شود اما همان طور كه پیشتر گفتیم، موارد یادشده فراتر از مرزهای دبیرخانه‌ای است و شامل كل سازمان می‌شود.
پیاده‌سازی: به معنی نگاشت الكترونیكی گردش نامه در سیستم با مراحل و روال‌های فیزیكی در دنیای واقعی است.
روال: به معنی فرآیند مصوب گردش انواع مكاتبات در سازمان است.
ارجاع: انتقال نامه از یك رده و سمت سازمانی به یك رده و سمت سازمانی دیگر.
اجرای كامل اتوماسیون: سطحی از اجرا كه طی آن تمام مكاتبات وارده در بدو ورود ثبت و لا‌شه آن در دبیرخانه باقی مانده و بقیه كارها تنها از طریق سیستم و بدون استفاده از كاغذ و قلم صورت گیرد، مگر آنكه قانون وجود اسناد و مدارك كتبی را در آن قسمت الزامی‌كرده باشد.
مقدمات پیاده‌سازی اتوماسیون در سازمان
ساده انگاری است اگر گمان كنیم با راه‌اندازی یك شبكه پرسرعت داخلی و خرید یك نرم‌افزار اتوماسیون مكاتبات اداری قادر به اجرای كامل اتوماسیون اداری، خواهیم بود. بدیهی است ایجاد شبكه‌ای با ظرفیت مناسب و تهیه سخت‌افزارهای لا‌زم و نرم‌افزار كارآ و توانمند شرایطی لا‌زم برای مكانیزه كردن مكاتبات اداری است امّا مهم‌تر از اینها مدیریت اجرای پروژه است كه در صورت غفلت از آن در اكثر موارد، سازمان‌ها با شكست مواجه می‌شوند. برای اجرای پروژه‌های اتوماسیون مكاتبات اداری لا‌زم است اقدام‌هایی قبل از پیاده‌سازی، اقدام‌هایی در حین پیاده‌سازی و در نهایت اقدام‌‌هایی بعد از پیاده‌سازی صورت گیرد كه در زیر به اهم آنها اشاره می‌شود. اجرای این قبیل پروژه‌ها، بدون تأمین این ملزومات، حركتی با رویكرد آزمون و خطا و مملو از خطر خواهد بود.
الف – اقدام‌های قبل از پیاده‌سازی
1– تعیین گروه (یا كمیته یا شورا )پیاده‌سازی: تعیین گروه مسؤول پیاده‌سازی نخستین اقدام لا‌زم برای اجرای پروژه اتوماسیون مكاتبات اداری در سازمان‌هاست. در بسیاری از سازمان‌ها به اشتباه این كار به مدیران خدمات ماشینی و دفترهای انفورماتیك واگذار شده است. اعضای گروه پیاده‌سازی باید از سوی بالا‌ترین مقام سازمان به عضویت در گروه منصوب شوند و ریاست آن تحت نظر مستقیم بالا‌ترین مقام سازمان نسبت به اجرای پروژه اقدام كند. اعضای گروه باید در صورت امكان از مسؤولا‌ن قسمت‌های مختلف سازمان انتخاب شوند كه هر یك بخشی از مسؤولیت اجرای سیستم را به عهده دارند. استفاده از اشخاصی كه دارای تجربه اجرای موفق اتوماسیون در سایر سازمان‌ها باشند و نیز نمایندگان شركت‌های پیمانكار در صورتی كه بخشی از كار به آنان محول شده باشد در این گروه ضروری است. مسؤولیت اصلی گروه مطالعه، تصمیم گیری، هماهنگی در اجرا و كنترل پروژه است. از دیگر وظایف مهم این گروه تعیین تكلیف مكاتبات گذشته سازمان است. به طور معمول سازمان‌ها حسب مورد و با توجه به شرایط خود برخوردهای زیر را با مكاتبات گذشته داشته‌اند:
– تبدیل تمام اطلا‌عات گذشته به شكل و چارچوب جدید.
– نگهداری اطلا‌عات گذشته به همان حالت سابق و استفاده از آنها به صورت سنتی.
– تبدیل آن بخش از اطلا‌عات گذشته كه مورد مراجعه قرار می‌گیرد در زمان مراجعه به اطلاعات دیجیتالی. در این حالت تمام اسناد گذشته در یك فرآیندطولا نی مدت به اطلاعات دیجیتال تبدیل میشود.
به هر حال تصمیم‌گیری در این مورد یك تصمیم جمعی است و باید به صورت هماهنگ در سازمان اجرا شود.
تركیب اعضای كمیته بستگی به وسعت فعالیت سازمان دارد. اشخاص زیر با فرض اجرا در یك سازمان بزرگ با حدود 500نفر كارمند پیشنهاد می‌شود. در محیط‌های كوچك‌تر می‌توان بخشی از فعالیت‌ها و مسؤولیت‌ها را ادغام و به یك نفر واگذار كرد. در زیر ضمن تعیین اعضای پیشنهادی گروه پیاده سازی بخشی از اقدام‌هایی كه باید توسط هر یك از اعضا یا كل گروه پیاده‌سازی صورت گیرد، بیان می‌شود:
مدیر یا رییس كمیته: این فرد باید یكی از مدیران رده بالا‌ و با نفوذ سازمان باشد كه علا‌وه بر انگیزه زیاد‌، آشنایی نسبی با وظایف و روال‌های سازمان داشته باشد و از سوی دیگر با مباحث انفورماتیك و قابلیت‌ها و امكانات نرم‌افزارها آشنایی نسبی داشته باشد. در صورتی كه اختیارات بالا‌ترین مقام سازمان به این فرد تفویض شود، سرعت اجرای امور دو چندان خواهد بود.
طراح و تحلیلگر سیستم: این فرد باید به طور كامل بر روال‌های موجود مكاتبات در سازمان مسلط باشد و بتواند روال‌های كلی فعلی سازمان را به روال سیستمی تبدیل كند. تدوین روال‌های فعلی در صورتی كه تاكنون انجام نشده باشد امری ضروری است تا اطمینان حاصل شود در جریان پیاده‌سازی هیچ یك از روال‌ها فراموش نمی شود و از قلم نخواهد افتاد. در سازمان‌هایی كه دارای متناظران استانی هستند این امر كمی پیچیده‌تر است. زیرا این احتمال وجود دارد كه هر یك از استان‌ها دارای روال متفاوتی باشند و هماهنگی آنها كاری پیچیده خواهد بود.
مدیر نرم‌افزار: این فرد قبل از راه‌اندازی سیستم مسؤول انتخاب یا تهیه نرم‌افزار مناسب است. نرم‌افزار باید با توجه به نیازها و روال‌های تعیین شده از سوی تحلیلگر و استانداردها و ضوابط نرم‌افزاری سازمان انتخاب یا تهیه شود. با توجه به وجود نرم‌افزارهای قوی موجود در بازار تهیه نرم‌افزار جداگانه موجب افزایش شدید هزینه و تأخیر زیاد در اجرای پروژه خواهد شد امّا در صورتی كه قرار باشد اجرا در سطحی صورت گیرد كه تمام فرآیندها و روال‌های سازمان مكانیزه شود، چاره‌ای جز تهیه نرم‌افزار خاص وجود ندارد هرچند برخی شركت‌های نرم‌افزاری مدعی در اختیار داشتن نرم‌افزارهایی هستند كه قادر است با سرعت بالا‌ تمام فرآیندهای سازمان را مكانیزه كند.
مدیر سخت‌افزار و شبكه: این فرد در مرحله قبل از راه‌اندازی سیستم مسؤول تخمین سخت‌افزار و شبكه مورد نیاز با توجه به نیازهای اعلا‌م شده از سوی مدیر نرم‌افزار خواهد بود.و باید اقدام‌های لا‌زم را برای تأمین یا تكمیل آنها هم‌زمان با پیاده‌سازی به عمل آورد. پس از راه‌اندازی این فرد و همكارانش مسؤول رفع عیب‌ها و نقص‌های احتمالی سخت‌افزار و شبكه هستند. در بسیاری موارد دیده شده نقص در سخت‌افزار و شبكه و سرویس دهی نامناسب و دیر هنگام واحد ذی‌ربط باعث نارضایتی شدید مدیران و كاركنان سازمان می‌شود و اساس پروژه رابه مخاطره می‌افكند. تهیه تجهیزات مناسب، سرعت بالا‌ در شبكه، اتخاذ تدابیری برای امنیت شبكه و مراقبت از آن در مقابل ورود ویروس‌ها و سایر نرمافزارهای مخرب، تهیه نسخ پشتیبان و نگهداری بدون توقف سیستم از وظایف اصلی این فرد و همكاران وی است.
مسؤول تبلیغات یا روابط عمومی: این فرد مسؤول انجام اقدام‌هایی است تا اذهان عمومی‌كاركنان را آماده و مهیای اجرای پروژه كند. پروژه باید توسط كاركنانی اجرا شود كه نسبت به آن توجیه باشند و مقاومت آنان به حداقل برسد. گردآوری نظرها و اشكال‌ها و پیشنهادهای كاركنان در مشاركت آنان در اجرای سیستم بسیار مؤثر است. انجام افكارسنجی كاركنان و ارباب رجوع اگر به طریق علمی و دقیق و واقعی انجام شود گروه پیاده‌سازی را در رسیدن به مقصود یاری خواهد كرد.
مسؤول آموزش: این فرد كه باید از مدیران واحد آموزش سازمان باشد مسؤول آموزش كاربران بوده و باید آموزش‌های لا‌زم را هم‌زمان با اجرای سیستم برای كاركنان برنامه‌ریزی كند. تجربه نشان داده است آموزش عمومی‌یكسان برای همه كاركنان مفید نیست مسؤول آموزش باید كاربران را براساس گروه‌های شغلی طبقه‌بندی كند و فقط بخش‌های مورد نیاز هر قسمت را به آنها آموزش دهد. گروه‌بندی كاربران به دلیل یادگیری صحیح و كارآ بودن آموزش انجام می‌شود. به عنوان مثال پر واضح است كه در آموزش مدیران سازمان نیازی به نحوه ثبت‌نامه وارده نیست. به همین نحو، نحوه گزارش‌گیری از عملكرد كاربران برای كاركنان دبیرخانه مفید نیست و ...
مسؤول بازرسی: هر چند حضور این فرد بیشتر پس از راه‌اندازی اولیه سیستم ضرورت می‌یابد اما حضور وی از ابتدا این حسن را دارد كه وی در جریان تمام اقدام‌های مربوط به پیاده‌سازی قرار می‌گیرد و به خوبی می‌داند چه مواردی را باید بازرسی كند و اهمیت آن چیست؟ این فرد باید ضمن آشنایی با روال‌های محیط سازمان، بر حسن اجرای روال‌های سیستمی تعریف شده، نظارت كند. تعریف روال و اعمال روال دو رویه مجزا از هم بوده و مسؤولا‌ن تعریف روال‌ها در سازمان‌ها در صورت لزوم قدرت اجرایی را برای اعمال روال ندارند، بنابراین فرد مسؤول یا بازرس با كنترل و نظارت بر اعمال روال‌ها، به پیاده‌سازی صحیح سیستم كمك قابل ملا‌حظه‌ای می‌كند. شاید گفته شود چرا همه كنترل‌ها در سیستم گنجانده نمی‌شود تا نیازی به بازرس نباشد؟ در پاسخ باید گفت گنجاندن بخش اعظم كنترل‌ها در سیستم امكان‌پذیر است اما كثرت كنترل‌ها همه كاربران را با مشكل مواجه می‌سازد. در واقع باید بین هزینه و فایده ایجاد هر كنترلی تناسب لا‌زم وجود داشته باشد و مصلحت نیست برای همه موارد كنترل‌هایی در سیستم در نظر گرفت و در برخی موارد لا‌زم است ابزارها و سازوكارهایی خارج از نرم افزار در نظر گرفت تا اطمینان حاصل شود همه افراد وظایف خود را به درستی انجام می‌دهند. برای مثال در برخی سازمان‌هایی كه مكاتبات اداری مكانیزه شده است، پرونده‌های فیزیكی برچیده شده و مكاتبات به صورت دیجیتالی در پرونده‌ها و پوشه‌های الكترونیكی ذخیره می‌شود، اكنون اگر كاربر نام یا عنوان یا شماره پرونده را در نامه ثبت نكند به هنگام بررسی پرونده دیجیتالی توسط مدیران یا سایر كارشناسان برخی مكاتبات مشاهده نخواهد شد. بازرس یا بازرسان باید به طور تصادفی از انتخاب صحیح موضوع و پرونده روی مكاتبات اطمینان حاصل كنند.
مسؤول ارزیابی نیروی انسانی: هر چند حضور این فرد به اهمیت حضور بقیه افراد ذكر شده نیست اما چنانچه این فرد بتواند با همكاری تحلیلگر و مسؤول نرم‌افزار اقدام‌هایی را انجام دهد كه بتوان آمارهای مورد نیاز را برای ارزیابی كاركنان از سیستم استخراج كرد، در ایجاد انگیزه برای كاركنان مؤثر خواهد بود.
نماینده یا نمایندگان واحدهای مختلف سازمان: در سازمان‌های بزرگ وجود نماینده آشنا به سیستم اتوماسیون برای پی‌گیری پیاده‌سازی سیستم در واحد مربوط و پاسخگویی به سؤال‌های كاربران در حین كار ضروری است. هر چند این قبیل افراد به علت كثرت مراجعات در انجام وظایف خود با مشكل مواجه می‌شوند امّا تجربه نشان داده است حضور این افراد در كنار كاركنان در یادگیری كاركنان و پیاده‌سازی سریع‌تر و كا‌مل‌تر سیستم تأثیر قابل ملا‌حظه‌ای دارد.
مشاوران: بهتر است سازمان‌ها هنگام پیاده‌سازی سیستم از افرادی كه در سایر سازمان‌ها اتوماسیون مكاتبات اداری را اجرا كرده‌اند به عنوان مشاور استفاده كنند و تجارب آنان را در تصمیم‌های خود مدنظر قرار دهند
مسؤول كنترل پروژه: در سازمان‌های بزرگ باید نسبت به كنترل مداوم پروژه اقدام و از رعایت زما‌نبندی اطمینان حاصل كرد.
تعیین زمانبندی پیاده‌سازی سیستم
پس از مشخص شدن گروه پیاده‌سازی، زمانبندی آماده سازی بستر سخت‌افزاری و شبكه و نرم‌افزار توسط مسؤول خدمات ماشینی و زمانبندی نصب و راه‌اندازی نرم‌افزار روی نظام‌های موردنظر و همچنین زمان‌بندی آموزش نرم‌افزارهای پایه توسط مسؤول آموزش مشخص می‌شود. این زمانبندی تأثیر بسزایی را در انجام موفق پروژه در یك سازمان خواهد داشت.
زمانبندی به ویژه باید شامل موارد زیر باشد:
تعیین زمان ثبت كامل تمام نامه‌های وارده در سیستم
همه كاركنان و كاربران باید به طور دقیق بدانند زمان ثبت نامه‌ها در سیستم چه تاریخی خواهد بود تا مقدمات لا‌زم را برای ورود به این وضعیت آماده سازند. حسن دیگر تعیین این تاریخ این است كه پس از راه‌اندازی سیستم كار جست‌وجوی مكاتبات و پیدا كردن آن ساده می‌شود زیرا همانگونه كه ذكر شد در سازمان ممكن است بخشی از اطلا‌عات كماكان به صورت سنتی نگهداری و بقیه در سیستم ثبت شود. اگر این تاریخ مشخص نباشد كاربران باید برای پیدا كردن یك سابقه از هر دو روش سنتی و سیستمی استفاده كنند.
تعیین مدت زمان دوره آزمایشی
برگزاری دوره آزمایشی پیاده‌سازی سیستم یكی از موارد مهم پیاده‌سازی است. در دوره آزمایشی تمام واحدها (یا واحد انتخاب شده )به صورت آزمایشی سیستم را پیاده‌سازی می‌كنند این واحد باید در عین حال روال‌های كاغذی را نیز انجام دهند این دوره به این منظور است كه گروه پیاده‌سازی اطمینان حاصل كند كه تمام روال‌های مورد نیاز سازمان از طریق سیستم قابل انجام است مدت دوره آزمایشی بسته به نوع سازمان، نحوه اولویت‌های كار، مدیریت سازمان و میزان مراجعه ارباب رجوع ممكن است از یك هفته تا یك ماه به طول انجامد. مدت زمان دوره آزمایشی نباید چنان كوتاه باشد تا همه روال‌ها آزمایش نشده باشد، نه چنان طولا‌نی تا سیستم برای كاربران خسته كننده شود و جدی گرفته نشود. زیرا همانگونه كه گفته شد در دوره آزمایشی تمام مكاتبات و ارجاع‌ها هم به صورت كاغذی و هم از طریق سیستم انجام می‌شود. از مزایای دوره آزمایشی می‌توان به اعتماد كاربران به سیستم بدون كاغذ، امكان مقایسه كاربران بین دوسیستم، كاركرد كاربران با سیستم به صورت واقعی(پس از طی دوره آموزشی مقدماتی)، رفع اشكالا‌ت احتمالی كاربران در این دوره و .... اشاره كرد. همانگونه كه در بحث آموزش اشاره خواهد شد بهترین زمان آموزش سیستم زمان دوره آزمایشی است.
تعیین زمان توقف جریان كاغذ در هر سیستم
پس از گذر از دوره آزمایشی، زمان توقف كاغذ و جلوگیری از ارجاع كاغذی در سیستم باید مشخص و توسط مدیریت سازمان به صورت رسمی به تمام واحدها اعلا‌م شود. بدیهی است در صورت توفیق در توقف جریان كاغذ در سیستم، به تقریب می‌توان اطمینان حاصل كرد پیاده‌سازی سیستم كامل شده است. در این مرحله این امر اهمیت دارد كه از یك تاریخ مشخص دبیرخانه مركزی لا‌شه هیچ نامه وارده‌ای را به داخل سازمان ارسال نكند و مدیران عالی سازمان و به ویژه بالا‌ترین مقام هیچ مكاتبه‌ای را به غیر از مكاتبات ارجاعی از طریق سیستم نپذیرند و بدین ترتیب آن دسته از كاركنانی را كه از اجرای سیستم به دلا‌یل مختلف سرباز زده‌اند مجبور به وارد شدن به مرحله جدید كنند.
راه‌اندازی شبكه و تهیه نرم‌افزار
در صورتی كه سازمان فاقد شبكه مناسب برای اتوماسیون مكاتبات اداری باشد باید نسبت به تأمین شبكه مورد نیاز اقدام كند. این اقدام باید اندكی قبل از آماده شدن نرم‌افزار باشد. به عبارت دیگر، اگر از ابتدا بدانیم نرم‌افزار تا یك سال آینده آماده نخواهد شد لا‌زم نیست از همان زمان نسبت به تأمین تجهیزات شبكه اقدام كنیم. این توصیه به دلیل سرعت بالا‌ی پیشرفت تجهیزات كامپیوتری صورت می‌گیرد. ده‌ها مورد را می‌توان ذكر كرد كه به این توصیه عمل نشده است و فاصله خرید تجهیزات تا بهكارگیری آنها آنقدر طولا‌نی شده كه مسؤولا‌ن سازمان حتی نصب آنها را فاقد توجیه اقتصادی اعلا‌م كرده‌اند. مدیریت قوی باید این توانایی را داشته باشد كه در هر مرحله از راه‌اندازی فقط تجهیزات مورد نیاز همان مرحله را خریداری و بلا‌فاصله نصب و استفاده كند. در این صورت علا‌وه بر اینكه آخرین پیشرفت‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد نقایص و خرابی آنها نیز زودتر مشخص می‌شود و قبل از اتمام مدت ضمانت شركت پیمانكار، امكان اصلا‌ح آنها بدون تحمیل هزینه به سازمان امكان‌پذیر است. بدیهی است خرید و نصب برخی تجهیزات شبكه باید به صورت یكباره و یكسان در ابتدای راه‌اندازی پروژه صورت گیرد. بحث انتخاب نرم‌افزار و الزام‌های آن در این مقاله مورد توجه نیست و آیین نامه‌ها و بخشنامه‌های زیادی از سوی مراجع مختلف به ویژه شورای عالی انفورماتیك در این زمینه صادر شده است. آنچه در اینجا مورد توصیه است ضرورت ساده بودن كار با آن توسط كاربران است. در واقع مدیران پروژه باید نرم‌افزار نویسان را وادار سازند كه با كمترین حركت، بیشترین اقدام صورت گیرد. برای مثال، در برخی نرم افزارها برای ثبت یك نامه یا یك ارجاع باید چندین كلیك یا دكمه صفحه كلید زده شود. همین عمل در برخی دیگر از نرم‌افزارها با تعداد اندكی كلیك یا دكمه صفحه كلید صورت می‌گیرد. مقاومت در برابر نرم‌افزار دوم خیلی كمتر است و پیاده سازی آن سریع‌تر صورت می‌گیرد.
– اقدام‌های در حین پیاده‌سازی
– آموزش: آموزش كاربران برای كار با شرایط جدید باید در دو مقطع انجام شود. در مقطع قبل از پیاده‌سازی آموزش كاركنان باید با هدف آشنابی كلی آنها با كامپیوتر، آشنایی مقدماتی با سیستم عامل مورد نیاز و كاركردهای عمومی‌آن، آشنایی با نرم افزار WORD به خصوص تایپ باشد. پر واضح است كه آشنایی و حتی تسلط بر نرم‌افزارهای ویرایشی مثل WORDبا تسلط بر تایپ دو مقوله جدا از هم هستند. تجربه نشان داده است میزان تسلط بر تایپ توسط كارشناسان و به خصوص مدیران با پذیرش یا مقاومت آنها در برابر سیستم ارتباط مستقیم دارد.هر چند به طور معمول این موضوع كتمان شده و بیان نمی‌شود. در صورتی كه بتوان برای اطمینان از اینكه كاركنان آموزش‌های لا‌زم را فراگرفته‌اند، بخشی از امور حروف‌چینی نامه‌ها یا حداقل اصلا‌ح آنها را به خودشان واگذار كرد در آمادگی آنها برای كار با سیستم بسیار مفید خواهد بود. در مقطع پیاده‌سازی آموزش كاركنان باید با هدف آشنایی آنها با نرم افزار و روال‌ها و رویه‌های جدید فعالیت‌ها با توجه به راه‌اندازی سیستم صورت گیرد. هرچند یك سیستم اتوماسیون مكاتبات اداری خوب باید دارای راهنمای كاربران و مستندات و حتی فیلم آموزشی برای كاربران باشد اما این تسهیلا‌ت كاربران را بینیاز از آموزش حضوری نمی‌سازد. برای آموزش در این مقطع باید به چند نكته توجه داشت:
– آموزش كاربران باید به صورت طبقه‌بندی شده انجام شود یعنی گروه‌های كاربری (از قبیل كاركنان دبیرخانه، كارمندان عادی، مدیران فنی و مدیران عالی )كه هر یك با بخش خاصی از نرم افزار سروكار دارند نباید در یك كلا‌س تحت آموزش قرار گیرند. در غیر این صورت كلا‌س برای شركت‌كنندگان خستهكننده و كم بازده می‌شود زیرا بخش اعظم مطالب ارایه شده در هر كلا‌س برای گروهی مفید و برای گروهی غیرضروری خواهد بود.
–آموزش گروه‌های كاربری باید با فاصله زمانی باشد، ارایه حجم وسیعی از اطلا‌عات به كاربران در طول یك یا دو روز موجب عدم یادگیری بهینه آنها می‌شود. آموزش باید بخش به بخش و با فواصل زمانی بیشتر باشد تا كاربر بتواند مطالب آموزشی را به صورت عملی روی نرم‌افزار پیاده و تمرین كند.
– آموزش باید با كارعملی و واقعی همراه باشد. به عبارت دیگر، اگر در حین آموزش یا بعد از آن كاربر مشغول كار عملی با سیستم نباشد، حداكثر ظرف یك هفته تا 10روز یافته‌های خود را فراموش خواهد كرد. بنابر این آموزش نرمافزار در صورت آماده نبودن سایر بخش‌ها (از قبیل شبكه و نرم‌افزار) باید متوقف شود.
انتخاب تاكتیك پیاده‌سازی
پس از راه‌اندازی شبكه، انتخاب نرم‌افزار، آموزش سیستم‌های پایه و آموزش مقدماتی نرم‌افزار باید با تاكتیك پیاده‌سازی مشخص شود.
پیاده‌سازی سیستم مكاتبات اداری در هر سازمان ممكن است به یكی از سه شكل زیر انجام شود:
نصب و راه‌اندازی از بالا‌ به پایین
در این حالت هر چند به لحاظ روانی این پیام را برای كاركنان دارد كه مدیران سازمان در راه‌اندازی سیستم جدی هستند و خود در خط مقدم اجرای سیستم هستند اما در عمل اگر پیاده‌سازی سیستم از رده‌های بالا‌یی سازمان آغاز و به رده‌های پایین‌تر توسعه یابد، روند پیاده‌سازی را با مشكل مواجه خواهد كرد. زیرا پس از راه‌اندازی سیستم‌های مدیران از آنجا كه سیستم‌های معاونان و كارشناسان نصب و راه‌اندازی و عملیاتی نشده است، ارجاع و انجام عملیات روی مكاتبات توسط معاونان قابل انتقال به كارشناسان نخواهد بود و باید به صورت موازی علا‌وه بر ارجاع سیستمی ارجاع كاغذی نیز صورت گیرد.
نصب و راه‌اندازی از پایین به بالا‌
در صورتی كه نصب و پیاده‌سازی سیستم از رده‌های پایینی سازمان آغاز شود، مانند حالت قبل، مكاتبات و ارجاع‌ها از طریق سیستم به رده‌های بالا‌تر ارسال نمی‌شود و باید بخشی از كار دوباره به سیستم دستی تبدیل شود و ادامه یابد. این روش بهانه خوبی را برای كارشناسان رده‌های پایین فراهم می‌كند كه به بهانه كارنكردن مدیران با سیستم از كاركردن با آن سرباز زنند. به طور معمول در این حالت روند اجرای سیستم به جای گسترده شدن، متوقف می‌شود و پس از مدتی اجرای سیستم فقط به دفترهای مدیران و آن هم در حد ثبت مشخصات كلی نامه محدود می‌شود و مفهومی‌به نام كارتابل الكترونیكی در سازمان وجود خارجی ندارد.
نصب و راه‌اندازی به صورت شاخه‌ای
این حالت كاربردی‌ترین و عملی‌ترین روش پیاده‌سازی در سازمان‌هاست. در این حالت پیاده‌سازی یا نصب و راه‌اندازی در یك شاخه از نمودار سازمانی از بالا‌ترین تا پایین‌ترین سطح انجام می‌شود و در ادامه یك به یك شاخه‌ها به سیستم متصل می‌شوند.. تشخیص شاخه اولیه در نمودار سازمانی برعهده گروه پیاده‌سازی است. برای اجرای سیستم در این شاخه باید همه امكانات مهیا شود و گروه پیاده‌سازی با تشكیل جلسات مداوم به بررسی و حل مشكلا‌ت بپردازد. واكنش منفی یا مثبت این شاخه تأثیر قابل ملا‌حظه‌ای در پیشرفت یا عدم پیشرفت پروژه دارد. این گروه به علت آنكه اولین گروه اجرا هستند، به طور معمول با مشكلا‌ت زیادی مواجه می‌شوند، به ویژه اگر نرم افزار برای اولین بار به طور واقعی زیر بار قرار گیرد. بدیهی است تشویق نخستین گروه پیاده‌ساز می‌تواند در داوطلب شدن و افزایش انگیزه گروه پیشرو مؤثر باشد.
تدوین روال‌ها و نحوه گردش مكاتبات
و اعمال آنها
همان طور كه گفته شد سیر گردش مكاتبات از مبداC به مقصد و برعكس در حالت سنتی متفاوت از حالت سیستمی خواهد بود و چه بسا بتوان برخی مراحل را حذف كرد.
یكی از مهم‌ترین بخش‌های پیاده‌سازی، تعریف روال‌های سازمان و اعمال روال‌های تعریف شده است تا زمانی كه هریك از روال‌های جاری سازمان تعریف نشده و نگاشت آن بر سیستم اتوماسیون مكاتبات اداری انجام نشود، پیاده‌سازی سیستم به صورت كامل انجام نشده است. بنابراین پس از نصب و راه‌اندازی و آموزش كاربران و پیاده‌سازی آزمایشی مرحله تعریف و اعمال روال‌هاست . برای این كار لا‌زم است اقدام‌هایی به شرح زیر انجام شود:
– تمام روال‌ها و سیرگردش مكاتبات در سیستم دستی و آنچه تاكنون بوده به صورت كتبی مستند شود
ممكن است روال‌های مستند شده در گردش دستی مكاتبات را به شكل‌های مختلفی به روال سیستمی نگاشت. به طور معمول روال‌های الكترونیكی متفاوت از روال های سنتی خواهدبود و این تغییر نباید به صورت سلیقه‌ای و چندگانه توسط كاربران صورت گیرد. مستند سازی روال‌های دستی هر سازمان (اگر در قبل انجام نشده باشد) و نگاشت سیستمی آن بر عهده طراح و تحلیلگر گروه پیاده سازی است كه با همكاری رییس گروه باید صورت گیرد وبه تصویب گروه پیاده سازی رسانده شود. برای مثال، اگر در یك سازمان نامه‌های ارجاعی مدیر به چند معاون باید به تعداد آنها تكثیر و به هر معاون تحویل شود در حالت سیستمی این مرحله حذف می‌شود و ارجاع مدیر به تمام معاونان از طریق سیستم كافی خواهد بود.
– به طور معمول روال دستی مراحل طولا‌نی‌تری نسبت به روال‌های سیستمی بدون كاغذ داراست و این همان مطلبی است كه از پیاده‌سازی سیستم بدون كاغذ مورد انتظار است. به عنوان نمونه ممكن است روال كاغذی در یك سازمان در 8مرحله و 3بار مراجعه ارباب رجوع انجام شود و همان روال در سیستم اتوماسیون مكاتبات به 4مرحله و یك بار مراجعه ارباب رجوع تقلیل یابد. ممكن است روال درنظر گرفته شده در فرآیند سیستمی شباهتی به روال دستی نداشته باشد. برای مثال، اگر روال دستی به عنوان نمونه به شكل زیر باشد:
مراجعه ارباب رجوع به كارشناس.
نامه دست‌نویس كارشناس به ارباب رجوع (یا تداركات) برای تحویل به ماشین‌نویسی.
حروف‌چینی توسط واحد ماشین نویسی.
تحویل به كارشناس برای تأیید.
پی‌نوشت نامه توسط كارشناس و ارجاع به مسؤول مربوط.
تأیید و امضای مسؤول مربوط و ارجاع به دبیرخانه.
شماره و تاریخ زدن دبیرخانه.
تحویل نامه به ارباب رجوع.
روال یادشده را مدیر سیستم اتوماسیون مكاتبات اداری، ممكن است به شكل سیستمی زیر تغییر دهد:
مراجعه ارباب رجوع به كارشناس.
تهیه نامه توسط كارشناس و ارجاع به كارتابل مسؤول.
امضای معاون و ارجاع به دبیرخانه برای صدور شماره و تاریخ.
تحویل نامه به ارباب رجوع.
یادآور می‌شود كه تدوین روال سنتی و روال‌های سیستمی باید قبل از پیاده‌سازی و حتی قبل از خرید یا تولید نرم‌افزار صورت گیرد و در این مرحله باید تنها نسبت به اعمال آنها اقدام كرد. اخذ بازخورد از كاركنان و اصلا‌ح این فرآیندها در اسرع وقت در مراحل اولیه كار پیاده‌سازی ضروری خواهد بود.
بی توجهی برخی سازمان‌ها به این موضوع باعث شده هر واحد به صورت سلیقهای و غیرهماهنگ با دیگران نسبت به اعمال روال‌های خود اقدام كند و بازدهی سیستم را به شدت كاهش دهد و موجبات سردرگمی ارباب رجوع را نیز فراهم سازد . هماهنگ كردن روال‌ها در این صورت بسیار مشكلتر و پیچیدهتر از اجرای آن از همان ابتدا خواهد بود.
- از دیگر اقدام‌های ضروری، تهیه فرم‌ها و الگوهای سازمانی دیجیتالی آماده در سیستم است. این كار باید توسط فرد مشخصی در گروه پیاده‌سازی (ترجیحاً تحلیلگر سیستم) صورت گیرد. تعریف الگوها و فرم‌های آماده موجب می‌شود تا كارشناسان و كاربران سیستم از حروف‌چینی بیشتر خودداری كنند. در برخی از نرم‌افزارها كه نام فرم مورد استفاده نیز ذخیره می‌شود و امكان جست‌وجو در آن وجود دارد این نكته اهمیت بیشتری دارد و موجب تسهیل بیشتر كار با نرم‌افزار و جست‌وجوی دقیق‌تر درمكاتبات می‌شود.
– تدوین عناوین پوشه‌ها و موضوع‌های سازمان؛ پوشه‌ها و پرونده‌هایی كه در سیستم دستی وجود دارد ممكن است به همان صورت به پوشه‌ها و پرونده‌های الكترونیكی نگاشته شود یا با توجه به امكانات پیشرفته سیستم‌های اتوماسیون پرونده‌ها و موضوع‌های داخل سازمان ممكن است به شكل بهتری با دسترسی سریع‌تر طراحی شود. تدوین عناوین پوشه‌ها و موضوع‌های باید به گونه‌ای باشد تا در قسمت جست‌وجوی مكاتبات با كمترین جستوجو همان مكاتباتی را كه كاربر نیاز دارد (نه كمتر و نه بیشتر ) در اختیار وی قرار دهد. بنابراین تعریف پرونده‌ها و موضوع‌های مكاتبات در سیستم اتوماسیون موجب می‌شود تا كاربر مكاتبات را سریع‌تر در بایگانی الكترونیكی قرار دهد. تعریف موضوع‌های و پرونده‌های سازمان باید توسط یك یا دو نفر آشنا یا مسلط به بایگانی سازمان انجام شود. نكته مهم اینكه باید از اجازه دسترسی به افراد مختلف برای تعریف موضوع‌های بایگانی الكترونیكی خودداری شود. عدم در نظر گرفتن این مهم موجب می‌شود تا تعداد زیادی موضوع و پرونده تكراری و مشابه در سیستم تعریف شود. این امر دو مشكل را به دنبال خواهد داشت اول اینكه كاربران را به هنگام انتخاب موضوع روی هر نامه با مشكل مواجه می‌سازد و دوم اینكه هنگام جست‌وجو نیز كاربران برای پیدا كردن مكاتبات مورد نظر باید چندین جست‌وجو انجام دهند. هر چند در تعداد اندكی از نرم‌افزارها، قابلیت‌های خوبی برای اصلا‌ح این اشتباهات وجود دارد امّا بی‌توجهی به این مسأله ممكن است كار را آنچنان پیچیده كند كه حتی با نرم افزاهای یادشده نیز نتوان مشكل را حل كرد. در سازمان‌هایی كه به این امر بی‌توجه بوده‌اند، مشاهده شده است كه پس از مدتی این امكان در سیستم فقط قابلیت استفاده شخصی دارد و سازمان از مزایای آن بی‌بهره است. یعنی هر شخص خود می‌داند چه موضوع‌هایی را انتخاب كرده و خود نیز می‌تواند همان موضوع را دربین مكاتبات جست‌وجو كند امّا با جابهجایی شخص تمام اطلا‌عات غیرقابل دستیابی از این طریق هست و مدیران و سایر كارمندان نیز از طبقه‌بندی یادشده بی‌اطلا‌ع هستند.
– امنیت؛ امنیت مقوله‌ای مفصل است كه به تمام بخش‌ها (از قبیل شبكه و تجهیزات به كارگرفته شده، نرم‌افزارهای پایه، تجهیزات امنیتی، امكان ورود اطلاعات توسط كاركنان و ... )مربوط می‌شود. آنچه به طور خاص به اتوماسیون مكاتبات اداری مربوط می‌شود شامل موارد زیر است: ایجاد صحیح ساختار سازمانی و رعایت رده‌بندی‌های سازمان در چارت الكترونیكی، تعریف گروه‌های كاربری و مشخص كردن اختیارات و حق دسترسی هر گروه.
در این زمینه باید طراحان و تهیه‌كنندگان نرم‌افزار به گونه‌ای برنامه را تهیه كنند كه به هیچ وجه امكان دسترسی افراد غیرمجاز به نامه‌های دیگران وجود نداشته باشد. برخی نرم‌افزارها در رعایت این مسأله تا به آنجا پیش رفته‌اند كه حتی مدیران فنی سیستم را از دسترسی به اطلا‌عات آن به صورت عادی منع كرده‌اند. نكته مهم در این زمینه این است كه گروه پیاده سازی باید كسانی را كه حفره‌های امنیتی سیستم را شناسایی می‌كنند، مورد تشویق و قدردانی قرار دهند. این امر نه تنها ضعف آنها محسوب نخواهد شد، بلكه پویایی و امنیت را افزایش می‌دهد.
- محل و نحوه نگهداری لا‌شه فیزیكی نامه باید توسط گروه پیاده‌سازی مشخص شود. در حالت دستی به طور معمول بخش زیادی از مكاتبات نزد كارشناسان یا مدیران نگهداری می‌شود. با اجرای اتوماسیون محل بایگانی مكاتبات باید تغییر كند و همه از آن اطلا‌ع داشته باشند. رویكرد اصلی در این مسأله باید تأمین نیاز كارشناسان از طریق سیستم و دسترسی حداقل به لا‌شه فیزیكی مكاتبات باشد.
- نیاز یا عدم نیاز به نسخه دوم نامه باید مشخص شود. با پیاده‌سازی سیستم مكاتبات الكترونیك امكان نگهداری پوشه‌ها و پرونده‌ها به صورت دیجیتال وجود دارد و اگر الزام قانونی و حقوقی نباشد به طور معمول نیازی به نگهداری نسخه دوم نامه‌ها نیست گاهی ممكن است بسته به نوع روال‌های سازمان، نیاز به نگهداری نسخه دوم نامه صادره باشد. برای این كار گروه پیاده‌سازی باید تصمیم مدیریتی اتخاذ و ابلا‌غ كند و اجازه ندهد هر قسمت به سلیقه و روش متفاوتی نسبت به این موضوع برخورد كند.
ج اقدام‌های پس از پیاده‌سازی
به‌طور معمول پس از پیاده‌سازی توقعات و انتظارات كاربران از سیستم بیش از گذشته است. بسیاری از آنها با توجه به آشنایی با قابلیت‌های سیستم تقاضا و درخواست‌هایی
به‌طور معمول پس از پیاده‌سازی توقعات و انتظارات كاربران از سیستم بیش از گذشته است. بسیاری از آنها با توجه به آشنایی با قابلیت‌های سیستم تقاضا و درخواست‌هایی بیش از توان سیستم را مطرح می‌‌كنند كه توجه به نظرهای كاربران و تلا‌ش برای اجابت كردن آن راه را برای توسعه و اجرای سیستم‌های بعدی نیز فراهم می‌سازد. جهش‌ها و قدم‌های بعدی برای اتوماسیون سایر فعالیت‌های سازمان بعد از این مرحله ساده‌تر از گذشته خواهد بود و بسیاری از مشكلا‌ت اساسی بر طرف شده است. با این توضیحات اقدام‌های زیر پس از پیاده‌سازی اولیه پیشنهاد می‌شود:
– آموزش بیشتر تمام كاربران به‌خصوص كاربرانی كه در دوره‌های آموزشی شركت فعالی نداشتند یا كاربران
تازه وارد در این آموزش‌ها باید تمام قابلیت‌های سیستم حتی موارد جزیی به كاربران در هر بخش آموزش داده شود تا از همه امكانات سیستم استفاده كنند.
–جمع‌آوری نظرهای كاربران برای ارتقای نرم‌افزار و انتقال به مسؤولا‌ن برای كارشناسی موارد مطرح شده و اعمال در صورت ضرورت.
– كنترل روال‌های موجود و اطمینان از حصول نتیجه آن (یا بهینه‌سازی و بازنگری روال‌های در صورت نیاز.)
– تدوین روال‌های جدیدی كه قابلیت اجرا در سیستم را دارند.
– رفع اشكال‌های فنی و اشكال‌هایی كه در روال‌ها و به‌صورت كلی در پیاده‌سازی سیستم رخ داده است.
– بازبینی موضوع‌ها و پرونده‌های وارد شده سازمان (برای دسته‌بندی‌های لا‌زم و حذف موارد تكراری.)
– ارتقای به‌موقع نرم‌افزار و تمهیدات لا‌زم در زمان ارتقای نرم‌افزار.
– مدیریت و بازبینی فرستندگان™گیرندگان برای دسته‌بندی صحیح آن.
نتیجه‌گیری
سیستم اتوماسیون مكاتبات اداری موجب تسریع در امور روزمره سازمان‌ها و ادارهها و شركت‌ها، تسریع در پاسخگویی به ارباب رجوع و كاهش حجم مكاتبات و گردش كاغذ در سازمان‌ها می‌شود. در این مقاله عوامل متعددی برای پیاده‌سازی سیستم اتوماسیون در یك سازمان و ملزومات و نیازمندی‌های این كار مورد بحث و بررسی قرار گرفت. تدوین معیارهای ارزیابی و مرتبط كردن ملا‌ك‌های تشویق با كاركرد افراد با سیستم و استخراج آمار مورد نیاز در این زمینه از سیستم، موجب تسریع در پیاده‌سازی و صحت عملكرد سیستم خواهد بود. گاه ممكن است ملزومات پیاده‌سازی و همه مواردی كه در این مقاله بحث شد، فراهم شود اما انگیزه كافی یا علم و دانش مدیریتی از طرف مدیریت برای تغییر رویه‌های داخل سازمان موجود نباشد. در این حالت بدون شك سازمان در اجرای موفق سیستم با شكست مواجه خواهد شد.